В подразделениях Института

Мировому научному центру -
современная система закупок

В организациях, особенно крупных и мультидисциплинарных, каким является Объединенный институт, закупочная деятельность играет важную роль и существенно влияет на общий результат.

Многие этапы этой деятельности, основанные на бумажном документообороте, устарели, заявки терялись, задерживалось согласование, отсутствовала общая база учета по всем структурным подразделениям. С целью унифицировать, упростить и сделать процесс более гибким, а также для выполнения сбора данных в единую систему, Департамент развития цифровых сервисов (ДРЦС) начал модернизацию этой сферы. Одно из достижений - открытие институтского Маркетплейса.

Первая попытка была осуществлена в 2018 году, при взаимодействии с ООО "Комус". В следующий раз к данной идее вернулись при написании новых нормативных документов о закупочной деятельности в 2021-2022 годах. И наконец, когда была выбрана подходящая запросам Института технологическая платформа, в 2023 году началась работа по настройке сервиса и подготовка соответствующего нормативного документа - "Регламент использования Маркетплейса". И с 2023 по 2024 годы в ДРЦС занимались реализацией технологического решения. В марте прошлого года оно было готово, началась работа в тестовом режиме. Первым пользователем-испытателем стала Лаборатория ядерных проблем. Подробности о возможностях и принципе действия новой платформы мы попросили рассказать руководителя Департамента развития цифровых сервисов Михаила Петровича ВАСИЛЬЕВА.

Расскажите, какие задачи решает Маркетплейс ОИЯИ?

- В нашем Институте, в соответствии с Положением о закупочной деятельности, закупки классифицируются по стоимости: от 0 до 5000 долларов США, от 5000 до 30 000 и так далее. Маркетплейс нацелен на автоматизацию приобретения простейшей номенклатуры товаров стоимостью до 5000 долларов, которое не требует подписания договора и можно осуществлять по счету.

Давайте сравним, как проходили закупки раньше и как сейчас?

- Раньше сотрудники, чтобы купить канцтовары, инструменты, хозтовары, не дорогое и не сложное в эксплуатации оборудование, приходили в определенную компанию или магазин, оформляли счет и согласовывали его в своем подразделении. После оплаты счета можно было забрать товар в магазине. То есть соблюдалась последовательность: сначала процедура согласования счета на бумажном носителе, согласование в информационных системах, потом проведение платежа. И только после этого можно получать заказ.

При этом сложности могли возникнуть на каждом этапе: предоплата, то есть проведение авансового платежа; длительная, не всегда формализованная процедура согласования счета; и наконец, поставка этого оборудования, возврат или ремонт, если это оборудование подразумевало гарантийное обслуживание.

Как всё это осуществляется сейчас? Какие преимущества дает Маркетплейс?

- Маркетплейс - это электронная система, она объединяет совокупность поставщиков, с которыми мы заранее подписываем рамочные договоры. В договорах указываются товарные категории закупаемой продукции, политика ценообразования (как правило, у нас всегда есть дисконт по сравнению с тем, что могут получить сотрудники на общих условиях), порядок расчетов и доставки, гарантийное обслуживание. Расчеты происходят по принципу постоплаты, то есть сначала осуществляется поставка товара, а затем выставляется счет для оплаты. Практически со всеми поставщиками в Маркетплейсе действует отсрочка платежа, причем достаточно длительная, до нескольких недель. Организацию логистики внутри Института, от Центральной базы до заказчика в лаборатории, мы осуществляем собственными силами. В некоторых случаях, например при заказе мебели, поставщики осуществляют доставку товара прямо до заказчика, поскольку в условия закупки входит сборка и расстановка.

Таким образом в Институте обеспечивается прозрачность закупок, автоматический сбор информации в единую базу, адекватное ценообразование, единообразная централизованная логистика и, соответственно, оприходование приобретенных товаров. В дополнение образуется понятная система действий в случае поставки некачественной продукции. Что касается самих пользователей - им теперь не нужно ходить по магазинам или опасаться риска взаимодействия с недобросовестными поставщиками в интернете.

Каким образом можно попасть в Маркетплейс?

- Чтобы зайти в Маркетплейс, надо иметь регистрацию в единой системе Single Sign-On (SSO), созданной Лабораторией информационных технологий. Но чтобы совершать действия по закупке, нужно обратиться в Службу материально-технического снабжения (СМТС) для предоставления доступа.

Что насчет ассортимента и ценовой конкуренции? Любому пользователю и покупателю важно иметь выбор по цене и качеству.

- В Маркетплейсе сейчас представлены следующие категории: канцтовары, хозтовары, строительные и отделочные материалы, офисная мебель и простейшее оборудование - инструменты типа дрели и так далее. Поскольку товары предоставляют несколько поставщиков, фактически у нас есть конкуренция в каждой категории товаров. Например, в категории "Канцтовары", изделие "Офисная бумага" сейчас представлены 16 000 наименований, "Средства креплений и скреплений" - 7000.

Интерфейс выглядит необычно для маркетплейсов…

- Да, он не красочный, потому что у нас нет задачи распространять какую-то рекламу. Поиск товара можно осуществлять по артикулу, по наличию (это корпоративный Маркетплейс, сотрудники могут заказывать один номинал десятками и сотнями экземпляров), по диапазону цен и поставщикам. Сейчас у нас семь поставщиков, скоро будет девять - добавится "Леман Про" (старое название "Леруа Мерлен") и "Петрович", достаточно крупные поставщики с товарами для ремонтных работ. Это могут быть ручки для окон, дверей или сами двери, сантехника. Если что-то нужно купить срочно, конечно, как раньше, придется съездить в магазин. А если есть время, то лучше заказать в Маркетплейсе - там и понятное ценообразование, и широкий выбор. К тому же не будет проблем с оплатой, возвратом, да и цены гораздо ниже, чем в городских магазинах. Всего сейчас доступны более ста тысяч наименований товара.

Расскажите подробнее, как происходит сама закупка?

- В каждом подразделении (речь идет о лабораториях и Управлении) определяются сотрудники, которые могут осуществлять закупки. Они заходят через SSO в Маркетплейс и действуют по привычной схеме: набирают то, что им нужно, в корзину, нажимают соответствующие кнопки. После этого заявка отправляется в информационные системы Института. В системе 1С сотрудник, отвечающий за закупочную деятельность всего подразделения, принимает заявку, проверяет соответствие выбранного товара номенклатурным справочникам ОИЯИ. Далее заявка передается экономистам, там проверяется наличие средств и правильность выбранного источника финансирования для закупки, определяется маршрут дальнейшего согласования. Как правило, в таких маршрутах должны быть: непосредственный руководитель, который подтверждает необходимость приобретения данного товара, ответственный за источник финансирования и, наконец, директор лаборатории или руководитель подразделения. После того как эти лица согласовали заказ, заявка из нашей информационной системы возвращается в Маркетплейс, поставщик получает от нас сигнал - юридически значимое подтверждение. И в соответствии с договорами между ОИЯИ и этими поставщиками осуществляется поставка, как правило, на Центральную базу СМТС. После этого мы проводим проверку товара, регистрируем в нашей информационной системе. В этой системе поставщик видит, что мы товар получили, и это является основанием для выписки счета. Дальше заказ поступает до конкретной лаборатории.

Сколько времени проходит от момента нажатия кнопки для заказа до поставки?

- На согласование у нас выделено максимум три рабочих дня. Но всё зависит от сотрудников, задействованных в согласовании, - если они на местах, заказ проходит все этапы в течение одного дня. Поставка осуществляется в зависимости от категории товара и условий контрагента. Как правило, мы говорим про "Комус" или "Все инструменты", а с ними мы сотрудничаем много лет, и это тоже занимает три рабочих дня. У нас достаточно крупные поставщики с огромными оборотами и выстроенной логистикой, они знают, как с нами работать, логистические маршруты отработаны.

Кто может стать ответственным лицом для закупок?

- В Институте три вида структурных подразделений: лаборатории, Управление и хозрасчетные подразделения. Ситуация по лабораториям, а эта система строилась в основном для них, достаточно понятна. Там ответственного определяет директор лаборатории, обычно это сотрудники, занимающиеся закупочной деятельностью. Есть свои экономисты, руководители научных тем. В Управлении, в департаментах, роль директора лаборатории выполняет руководитель подразделения, а экономист у нас один. С хозрасчетными подразделениями мы пока не работаем, это следующий этап развития.

Как быть, например, в нашем случае? Редакция не относится к департаментам, и не мы одни такие.

- В структуре службы Главного ученого секретаря должен быть назначен сотрудник, который имеет доступ в эту систему. Вы обращаетесь к нему, отправляете заявку. Он заходит в систему, выбирает, что необходимо, нажимает кнопку. После этого список товаров отправляется на согласование экономисту. Он проводит необходимые действия, определяет маршрут согласования внутри системы, как правило, там будет или непосредственный руководитель службы, или уполномоченный сотрудник. А вам остается только ждать визы или поставки.

Что может смутить сотрудников при работе с Маркетплейсом, всё ли отработано и протестировано?

- Как в любом большом деле, возможны неувязки. Например, когда новые поставщики выкладывают свой товар, появляются неправильные названия категорий. Это не должно смущать, потому что наполнение категории правильное, просто позже поменяют название.

Вы отметили, что нет нужды в рекламе внутри Института. Но такая система, возможно, будет перениматься нашими партнерами по научной деятельности и хорошо бы зафиксировать уникальное имя...

- В 2024 году мы провели ряд встреч с потенциальными пользователями Маркетплейса. На одной из них, состоявшейся в декабре, мы представили бренд нашего маркетплейса. Участники встречи его одобрили.

Использование бренда, то есть короткого и запоминающегося названия вместо длинного и официального, такого как "Маркетплейс ОИЯИ", способствует продвижению сервиса и, надеемся, сформирует положительное отношение к нему.

Короткое название Marce было получено из английского названия: Mar[ketpla]сe. В ходе обсуждений мы рассматривали различные варианты, но данный вариант получил наибольшее одобрение участников встречи.

Пользуясь случаем, приглашаем сотрудников Института активнее использовать наш сервис. Надеемся, что он упростит процесс закупок для сотрудников и в целом повысит эффективность закупочной деятельности.

Перейти в Marce можно по QR-коду.

При проблемах с доступом или регистрацией обращаться по адресу smts@jinr.ru.

Галина МЯЛКОВСКАЯ